Cada solicitud, con su responsable. Cada trabajo, seguido hasta su cierre.
Conecte las solicitudes de los inquilinos, los problemas detectados por los contadores, las aprobaciones, los técnicos y los proveedores en un único flujo trazable, desde la primera señal hasta la finalización verificada.
Introduzca una dirección de correo electrónico válida.
Solicitudes
Registre el problema donde el inquilino lo encuentra.
Ofrezca a los inquilinos un único canal estructurado para la descripción, la ubicación y las pruebas. El equipo de gestión del inmueble ve la solicitud en la ficha del edificio en lugar de reconstruirla a partir de llamadas, chats y fotos reenviadas.
- Registrar el inmueble, la unidad, la categoría, la descripción y los adjuntos permitidos.
- Acusar recibo, para que el inquilino sepa que su solicitud ha llegado.
- Aprobar, rechazar o pedir más información antes de crear un trabajo.
Órdenes de trabajo
Dé a cada trabajo un responsable y unas expectativas claras.
Asigne el trabajo aprobado por inmueble y categoría de servicio, y mantenga la prioridad, la fecha límite, la persona asignada y las pruebas en la misma ficha. Los responsables ven los bloqueos; los técnicos ven qué les toca a continuación.
- Asignar un responsable por defecto por inmueble, activo o categoría de servicio.
- Hacer seguimiento en la tarea de la prioridad, la fecha límite, el estado y los adjuntos.
Junto a los datos
Muestre al técnico lo que el edificio vio primero.
Una fuga, un horario que falla o un contador que deja de comunicar pueden crear la orden de trabajo con sus lecturas ya adjuntas. El técnico investiga la causa probable; el responsable verifica si el edificio ha vuelto a la normalidad.
- Vincular a la tarea el contador y la alarma que la originaron, la ubicación y el historial reciente.
- Registrar en la tarea el diagnóstico, la acción, los repuestos, el coste y las pruebas de finalización.
- Sacar a la luz las averías repetidas y los trabajos reabiertos en lugar de tratar cada aviso como un caso aislado.
Conserve su equipo de mantenimiento. Comparta una misma ficha con todos.
Volts no exige cambiar su modelo de subcontratación. Los técnicos internos y los proveedores autorizados trabajan con el mismo contexto del edificio, mientras que la responsabilidad, el acceso y las pruebas siguen bajo el control de su organización.
Preguntas frecuentes
Mantenimiento sin que nada se pierda en el buzón compartido
¿Pueden los inquilinos enviar solicitudes ellos mismos?
Sí. Un inquilino puede enviar una solicitud, con ubicación, categoría y adjuntos, a través del acceso habilitado para ese inquilino y esa unidad.
¿Se convierte cada solicitud en una orden de trabajo?
No. Un usuario autorizado puede aprobar, rechazar o pedir aclaraciones. Solo las solicitudes aprobadas se convierten en trabajos con responsable, fecha límite, prioridad y estado con seguimiento.
¿Cómo llega el trabajo a la persona adecuada?
La asignación puede basarse en el inmueble, la categoría de servicio y un usuario responsable por defecto para cada categoría. Las excepciones siguen visibles para asignarlas manualmente, en lugar de perderse en una cola sin responsable.
¿Necesitamos el módulo completo de gestión inmobiliaria?
Resulta más útil cuando el contexto de inquilinos, ubicaciones, contadores, gastos y facturación está disponible en la misma ficha operativa.
¿Pueden usar el sistema los proveedores externos?
Sí. Lo que un proveedor puede ver y modificar se define al crear su acceso.
¿Podemos hacer seguimiento de los SLA de respuesta y resolución?
Los informes distinguen la primera respuesta del trabajo completado y verificado, y esa es la separación con la que se mide un SLA.
¿Cómo se verifica que un trabajo está terminado?
El cierre puede exigir una nota de finalización y adjuntos, de modo que «hecho» significa que existen las pruebas acordadas.
¿Puede Volts identificar averías recurrentes?
Sí, cuando las tareas comparten datos coherentes de inmueble, activo y categoría. Volts puede sacar a la luz incidencias repetidas, trabajos reabiertos y el historial de contadores relacionado.
Traiga una solicitud perdida. Trace su recorrido hasta el cierre.
Muéstrenos cómo avanza hoy una incidencia de un inquilino o una alarma de un contador. Identificaremos al responsable, las aprobaciones, las pruebas y el paso de cierre, y después le mostraremos el mismo flujo en Volts.