Convierta cada cargo al inquilino en un cálculo que pueda defender.
Combine lecturas verificadas, tarifas, periodos de contrato y claves de reparto de costes compartidos para que el equipo financiero cierre el periodo una sola vez - y los inquilinos puedan ver exactamente cómo se calculó cada línea.
Introduzca una dirección de correo electrónico válida.
Periodos de facturación
Cierre el mes una sola vez y defienda cada línea.
Lecturas, tarifas, fechas de contrato y claves de reparto entran en un único periodo controlado. Finanzas revisa las incidencias, cierra el mes y conserva las pruebas de cada cargo en la misma ficha.
- Prorratear entradas, salidas y cambios de tarifa según las fechas en que realmente se aplican.
- Rastrear cada cargo por consumo hasta su contador, su periodo de lectura y su regla de cálculo.
- Bloquear los periodos aprobados para que los cambios posteriores sean correcciones visibles - no modificaciones silenciosas.
Reparto de costes
Reparta los costes compartidos sin generar dudas.
Reparta el coste de las zonas comunes, las unidades desocupadas y los servicios compartidos según la base acordada en cada contrato. Cada inquilino ve la clave de reparto, los datos de entrada y la cuota aplicada a su factura.
- Usar el consumo medido allí donde exista un subcontador fiable.
- Aplicar claves de reparto por superficie, por cuota fija o mixtas cuando la medición directa no sea posible.
- Mantener separadas en todo el cálculo las responsabilidades del arrendador, de las unidades desocupadas y de los inquilinos.
Facturas y saldos
Lleve los cargos aprobados a finanzas sin volver a teclearlos.
Una vez aprobado un periodo, Volts convierte el cálculo en líneas listas para facturar, envía los registros necesarios a donde corresponda y mantiene vinculados los saldos, los vencimientos y las pruebas justificativas.
- Generar los datos de factura a partir de los cargos aprobados, con las lecturas de origen adjuntas a cada línea.
- Exportar los cargos aprobados a su sistema contable o ERP.
- Hacer seguimiento de los saldos pendientes y señalar los importes vencidos por inquilino.
Conserve su contabilidad. Elimine la hoja de cálculo de por medio.
Volts conecta los contadores, las reglas de los contratos y el flujo financiero que ya utiliza. Cubre el hueco entre una lectura en bruto y un cargo aprobado al inquilino sin obligarle a sustituir su sistema contable.
Qué significa en la práctica
- Los subcontadores existentes y los datos del BMS se convierten en datos de facturación cuando sus lecturas son fiables.
- Los puntos que faltan pueden añadirse sin sustituir el parque aprovechable.
- Los cargos aprobados salen de Volts en el formato que acepta su proceso financiero.
Preguntas frecuentes
Facturación a inquilinos sin preguntas en el aire
¿Podemos facturar a los inquilinos según el consumo real en lugar de cuotas fijas?
Sí. Donde existe un subcontador fiable, el cargo al inquilino puede basarse en el consumo verificado. Las zonas comunes o los servicios sin medición pueden usar una clave documentada por superficie, por cuota fija o mixta, con la base visible junto al cálculo.
¿Qué pasa cuando un inquilino entra o sale a mitad de periodo?
La responsabilidad del inquilino empieza o termina en la fecha de efecto del contrato. Volts aplica las lecturas y claves correspondientes solo a esa parte del periodo, de modo que el cargo final no acaba siendo por defecto una estimación del mes completo.
¿Sustituye Volts a nuestro software de contabilidad?
No. Volts calcula y documenta el cargo entre el contador y la contabilidad. Después, los datos de factura aprobados pasan a su sistema contable o ERP.
¿Puede un inquilino ver las lecturas en las que se basa un cargo discutido?
Sí. La ficha del cargo puede mostrar el contador de origen, el periodo de lectura, la tarifa y la base de reparto, para que el equipo financiero responda con pruebas en lugar de rehacer el cálculo en una hoja de cálculo.
¿Puede Volts hacer la regularización de los gastos comunes?
Volts puede comparar los cargos presupuestados con los costes reales medidos y de los proveedores, aplicar las claves de reparto acordadas y conservar la trazabilidad del cálculo.
¿Cómo se tratan las unidades desocupadas y los costes del arrendador?
Siguen siendo responsabilidades de coste separadas. Cada centro de coste puede tener su propia regla para la desocupación y para el arrendador, de modo que a los inquilinos de las unidades ocupadas no se les cobra consumo ni superficie fuera de la base acordada en el contrato.
¿Y si falta una lectura de contador o es claramente errónea?
Volts señala la incidencia antes del cierre y registra el tratamiento aprobado.
¿Se puede modificar después un periodo cerrado?
Una corrección posterior al cierre de un periodo queda registrada como corrección, no como un cambio silencioso, junto con los documentos del inquilino a los que afectó.
Cierre un periodo de facturación real dentro de Volts.
Traiga un edificio, un periodo reciente de suministros y las claves de reparto que utiliza hoy. Le mostraremos dónde están completas las pruebas, dónde fallan y qué calcularía Volts.