Faites de chaque charge locative un calcul que vous pouvez justifier.
Combinez relevés vérifiés, tarifs, périodes de bail et règles de répartition des coûts partagés pour que les équipes financières clôturent la période en une fois - et que les locataires puissent voir exactement comment chaque ligne a été calculée.
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Périodes de facturation
Clôturez le mois une seule fois et justifiez chaque ligne.
Relevés, tarifs, dates de bail et clés de répartition entrent dans une même période contrôlée. Les équipes financières examinent les anomalies, clôturent le mois et conservent dans le même dossier les preuves qui fondent chaque montant.
- Proratiser les entrées, les sorties et les changements de tarif aux dates où ils s’appliquent réellement.
- Rattacher chaque montant de consommation à son compteur, à sa période de relève et à sa règle de calcul.
- Verrouiller les périodes validées pour que les modifications ultérieures deviennent des corrections visibles - et non des changements silencieux.
Répartition des coûts
Répartissez les coûts partagés sans semer le doute.
Répartissez les coûts des parties communes, des lots vacants et des services partagés selon la base convenue dans chaque bail. Chaque locataire voit la règle, les données d’entrée et la quote-part appliquée à sa facture.
- Utiliser la consommation mesurée partout où il existe un sous-compteur fiable.
- Appliquer des règles au prorata des surfaces, à quote-part fixe ou mixtes là où un comptage direct est impossible.
- Séparer, tout au long du calcul, ce qui relève du bailleur, des lots vacants et des locataires.
Factures et soldes
Transférez les montants validés vers la comptabilité sans ressaisie.
Une fois une période validée, Volts transforme le calcul en lignes prêtes à facturer, transmet les enregistrements requis et garde les soldes, les échéances et les justificatifs reliés entre eux.
- Créer les données de facturation à partir des montants validés, avec les relevés sources joints à chaque ligne.
- Exporter les montants validés vers votre logiciel comptable ou votre ERP.
- Suivre les soldes dus et faire ressortir les montants en retard par locataire.
Gardez votre comptabilité. Supprimez le tableur entre les deux.
Volts connecte les compteurs, les règles des baux et les processus financiers que vous utilisez déjà. Il comble l’écart entre un relevé brut et un montant validé facturé au locataire, sans imposer de changer de logiciel comptable.
Concrètement
- Les sous-compteurs et les données de GTB existants deviennent des données de facturation lorsque leurs relevés sont fiables.
- Les points manquants peuvent être complétés sans remplacer le parc exploitable.
- Les montants validés sortent de Volts dans le format accepté par votre processus financier.
FAQ
Facturation des locataires sans zone d’ombre
Pouvons-nous facturer les locataires sur leur consommation réelle plutôt que sur des quotes-parts fixes ?
Oui. Là où un sous-compteur fiable existe, le montant facturé au locataire peut suivre la consommation vérifiée. Les parties communes ou les services non comptés peuvent utiliser une règle documentée au prorata des surfaces, à quote-part fixe ou mixte, avec la base affichée à côté du calcul.
Que se passe-t-il quand un locataire entre ou sort en cours de période ?
La responsabilité du locataire commence ou se termine à la date d’effet du bail. Volts n’applique les relevés et règles concernés qu’à cette partie de la période : le montant final ne repose donc pas, par défaut, sur une estimation du mois complet.
Volts remplace-t-il notre logiciel comptable ?
Non. Volts calcule et documente le montant entre le compteur et la comptabilité. Les données de facturation validées passent ensuite dans votre logiciel comptable ou votre ERP.
Un locataire peut-il voir les relevés à l’origine d’un montant contesté ?
Oui. La fiche du montant facturé peut afficher le compteur source, la période de relève, le tarif et la base de répartition : les équipes financières répondent avec des preuves au lieu de reconstruire le calcul dans un tableur.
Volts peut-il effectuer la régularisation des charges ?
Volts peut comparer les charges budgétées aux coûts réels mesurés et facturés par les fournisseurs, appliquer les clés de répartition convenues et conserver la trace du calcul.
Comment sont traités les lots vacants et les coûts à la charge du bailleur ?
Ils restent des responsabilités distinctes. Chaque centre de coûts peut avoir sa propre règle de vacance et de prise en charge par le bailleur, afin que les locataires en place ne soient pas facturés pour une consommation ou des surfaces hors de la base convenue dans le bail.
Et si un relevé de compteur manque ou est manifestement faux ?
Volts signale l’anomalie avant la clôture et enregistre le traitement validé.
Une période clôturée peut-elle être modifiée par la suite ?
Une correction apportée après la clôture d’une période est enregistrée comme une correction, et non comme une modification silencieuse, avec les documents locataires qu’elle a affectés.
Clôturez une vraie période de facturation dans Volts.
Apportez un bâtiment, une période de facturation fournisseur récente et les clés de répartition que vous utilisez aujourd’hui. Nous vous montrerons où les preuves sont complètes, où elles s’interrompent et ce que Volts calculerait.