Pretvorite svaki obračun zakupniku u izračun koji možete obraniti.
Objedinite provjerena očitanja, tarife, razdoblja zakupa i pravila za zajedničke troškove kako bi financijski tim razdoblje zaključio samo jednom - a zakupnici točno vidjeli kako je izračunata svaka stavka.
Unesite valjanu adresu e-pošte.
Obračunska razdoblja
Zaključite mjesec samo jednom i obranite svaku stavku.
Očitanja, tarife, rokovi iz ugovora o zakupu i ključevi raspodjele ulaze u jedno kontrolirano razdoblje. Financijski tim pregledava odstupanja, zaključuje mjesec i čuva dokaze za svaki obračunati iznos u istoj evidenciji.
- Razmjerni obračun useljenja, iseljenja i promjena tarifa prema datumima na koje se stvarno odnose.
- Praćenje svakog obračuna potrošnje unatrag do njegova brojila, razdoblja očitanja i pravila izračuna.
- Zaključavanje odobrenih razdoblja kako bi kasnije izmjene postale vidljivi ispravci - a ne izmjene bez traga.
Raspodjela troškova
Raspodijelite zajedničke troškove bez izazivanja sumnje.
Troškove zajedničkih prostora, nezakupljenih poslovnih prostora i zajedničkih usluga raspodijelite prema osnovi dogovorenoj u svakom ugovoru o zakupu. Svaki zakupnik vidi pravilo, ulazne podatke i udio koji je primijenjen na njegovu računu.
- Korištenje izmjerene potrošnje gdje god postoji pouzdano podbrojilo.
- Primjena pravila prema površini, fiksnom udjelu ili kombiniranih pravila ondje gdje izravno mjerenje nije moguće.
- Odvojena odgovornost zakupodavca, nezakupljenih prostora i zakupnika kroz cijeli izračun.
Računi i salda
Prenesite odobrene obračune financijskom timu bez ponovnog upisivanja.
Kad se razdoblje odobri, Volts pretvara izračun u stavke spremne za fakturiranje, šalje potrebne zapise dalje i održava povezanost salda, rokova dospijeća i popratnih dokaza.
- Izrada podataka za račun iz odobrenih obračuna, s izvornim očitanjima priloženima uz svaku stavku.
- Izvoz odobrenih obračuna u vaš računovodstveni ili ERP sustav.
- Praćenje otvorenih salda i isticanje dospjelih neplaćenih iznosa po zakupniku.
Zadržite svoje knjigovodstvo. Uklonite proračunsku tablicu kao međukorak.
Volts povezuje brojila, pravila iz ugovora o zakupu i financijski tijek rada koje već koristite. Popunjava prazninu između sirovog očitanja i odobrenog obračuna zakupniku, a da vas ne prisiljava na zamjenu računovodstvenog sustava.
Što to znači u praksi
- Postojeća podbrojila i podaci iz BMS-a postaju ulazni podaci za obračun ondje gdje su njihova očitanja pouzdana.
- Točke koje nedostaju mogu se naknadno dodati bez zamjene upotrebljive postojeće opreme.
- Odobreni obračuni izlaze iz Voltsa u formatu koji prihvaća vaš financijski proces.
Česta pitanja
Obračun zakupnicima bez neodgovorenih pitanja
Možemo li zakupnicima obračunavati prema stvarnoj potrošnji umjesto prema fiksnim udjelima?
Da. Ondje gdje postoji pouzdano podbrojilo, obračun zakupniku može se temeljiti na provjerenoj potrošnji. Za zajedničke prostore ili usluge bez mjerenja može se koristiti dokumentirano pravilo prema površini, fiksnom udjelu ili kombinirano pravilo, s osnovom vidljivom uz izračun.
Što se događa kad se zakupnik useli ili iseli usred razdoblja?
Odgovornost zakupnika počinje ili prestaje na datum koji je mjerodavan prema ugovoru o zakupu. Volts primjenjuje odgovarajuća očitanja i pravila samo na taj dio razdoblja, pa se konačni obračun ne svodi automatski na procjenu za cijeli mjesec.
Zamjenjuje li Volts naš računovodstveni softver?
Ne. Volts izračunava i dokumentira obračunati iznos između brojila i knjigovodstva. Odobreni podaci za račune zatim se prenose u vaš računovodstveni ili ERP sustav.
Može li zakupnik vidjeti očitanja na kojima se temelji osporeni iznos?
Da. Zapis o obračunu može prikazati izvorno brojilo, razdoblje očitanja, tarifu i osnovu raspodjele, pa financijski tim odgovara dokazima umjesto da izračun ponovno slaže u proračunskoj tablici.
Može li Volts provesti konačni obračun zajedničkih troškova?
Volts može usporediti planirane iznose sa stvarnim izmjerenim troškovima i troškovima dobavljača, primijeniti dogovorene ključeve raspodjele i sačuvati trag izračuna.
Kako se postupa s nezakupljenim poslovnim prostorima i troškovima zakupodavca?
To ostaju zasebne odgovornosti za troškove. Svako mjesto troška može imati vlastito pravilo za nezakupljene prostore i za zakupodavca, pa se zakupnicima u korištenim prostorima ne obračunavaju potrošnja ni prostor izvan dogovorene osnove iz ugovora o zakupu.
Što ako očitanje brojila nedostaje ili je očito pogrešno?
Volts označava odstupanje prije zaključenja i bilježi odobreni postupak.
Može li se zaključeno razdoblje naknadno promijeniti?
Ispravak nakon zaključenog razdoblja bilježi se kao ispravak, a ne kao izmjena bez traga, zajedno s dokumentima zakupnika na koje je utjecao.
Zaključite jedno stvarno obračunsko razdoblje u Voltsu.
Pripremite podatke za jednu zgradu i jedno nedavno obračunsko razdoblje režija te ključeve raspodjele koje danas koristite. Pokazat ćemo gdje su dokazi potpuni, gdje se prekidaju i što bi Volts izračunao.