Każde zgłoszenie przypisane. Każde zlecenie śledzone aż do zamknięcia.
Łączymy zgłoszenia najemców, problemy wykryte przez liczniki, akceptacje, techników i wykonawców zewnętrznych w jednym procesie, który można prześledzić - od pierwszego sygnału do potwierdzonego zakończenia.
Prosimy podać prawidłowy adres e-mail.
Zgłoszenia
Problem zgłoszony tam, gdzie najemca go zauważa.
Najemcy mają jedną uporządkowaną ścieżkę przekazywania opisu, lokalizacji i dowodów. Zespół zarządzający nieruchomością widzi zgłoszenie w rejestrze budynku, zamiast odtwarzać je z rozmów telefonicznych, czatów i przesłanych dalej zdjęć.
- Rejestrowanie obiektu i lokalu, których dotyczy zgłoszenie, a także kategorii, opisu i dozwolonych załączników.
- Potwierdzenie przyjęcia, aby najemca wiedział, że zgłoszenie dotarło.
- Akceptacja, odrzucenie lub prośba o dodatkowe informacje przed utworzeniem zlecenia.
Zlecenia
Każde zlecenie ma osobę odpowiedzialną i jasne oczekiwania.
Zatwierdzone prace kierujemy według obiektu i kategorii usług, a priorytet, termin, osoba przypisana i dowody pozostają w tym samym rejestrze. Kierownicy widzą przeszkody, a technicy - swoje kolejne zadania.
- Przypisanie domyślnej odpowiedzialności według obiektu, zasobu lub kategorii usług.
- Śledzenie priorytetu, terminu, statusu i załączników w zadaniu.
Obok danych
Technik widzi to, co budynek wykrył wcześniej.
Wyciek, niewykonany harmonogram lub licznik, który przestał przesyłać dane, może utworzyć zlecenie z dołączonymi już odczytami. Technik bada prawdopodobną przyczynę, a kierownik sprawdza, czy budynek wrócił do normy.
- Dołączanie do zadania licznika, który je wywołał, a także alarmu, lokalizacji i najnowszej historii.
- Rejestrowanie w zadaniu diagnozy, działań, części, kosztów i dowodów wykonania.
- Wychwytywanie powtarzających się awarii i ponownie otwieranych zleceń zamiast traktowania każdego zgłoszenia osobno.
Zespół serwisowy zostaje. Jeden wspólny rejestr dla wszystkich.
Volts nie wymaga nowego modelu współpracy z wykonawcami. Technicy wewnętrzni i upoważnieni wykonawcy zewnętrzni korzystają z tych samych informacji o budynku, a odpowiedzialność, dostęp i dowody pozostają pod kontrolą Państwa organizacji.
Połącz utrzymanie techniczne z zarządzaniem nieruchomościami
Częste pytania
Utrzymanie techniczne bez zgłoszeń ginących we wspólnej skrzynce e-mailowej
Czy najemcy mogą sami składać zgłoszenia?
Tak. Najemca może złożyć zgłoszenie z lokalizacją, kategorią i załącznikami w ramach dostępu utworzonego dla danego najemcy i lokalu.
Czy każde zgłoszenie staje się zleceniem?
Nie. Upoważniony użytkownik może je zaakceptować, odrzucić lub poprosić o wyjaśnienia. Tylko zaakceptowane zgłoszenia stają się zleceniami z osobą odpowiedzialną, terminem, priorytetem i śledzonym statusem.
Jak zlecenie trafia do właściwej osoby?
Kierowanie zleceń może uwzględniać obiekt, kategorię usług i domyślnego odpowiedzialnego użytkownika dla każdej kategorii. Wyjątki pozostają widoczne do ręcznego przypisania, zamiast ginąć w kolejce bez osoby odpowiedzialnej.
Czy potrzebujemy pełnego modułu zarządzania nieruchomościami?
Utrzymanie techniczne staje się bardziej przydatne, gdy dane o najemcy, lokalizacji, liczniku, kosztach i rozliczeniach są dostępne w tym samym rejestrze operacyjnym.
Czy zewnętrzni wykonawcy mogą korzystać z systemu?
Tak. To, co wykonawca może przeglądać i zmieniać, określa się przy tworzeniu jego dostępu.
Czy możemy śledzić SLA dla czasu reakcji i rozwiązania?
Raporty odróżniają pierwszą reakcję od wykonanej i zweryfikowanej pracy - właśnie według tego podziału mierzy się SLA.
Jak potwierdza się wykonanie zlecenia?
Zamknięcie może wymagać notatki o wykonaniu i załączników, dzięki czemu „gotowe” oznacza, że istnieją uzgodnione dowody.
Czy Volts może wykrywać powtarzające się awarie?
Tak, jeśli zadania mają spójne dane o obiekcie, zasobie i kategorii. Volts może wskazywać powtarzające się incydenty, ponownie otwierane zlecenia i powiązaną historię liczników.
Weźmy jedno zagubione zgłoszenie. Prześledźmy jego drogę do zamknięcia.
Wystarczy pokazać nam, jak dziś przebiega obsługa zgłoszenia najemcy lub alarmu licznika. Ustalimy osobę odpowiedzialną, akceptacje, dowody i etap zamknięcia, a potem pokażemy ten sam proces na platformie Volts.