Każda opłata najemcy poparta wyliczeniem, które można obronić.
Łączymy zweryfikowane odczyty, taryfy, okresy najmu i zasady podziału kosztów wspólnych, aby dział finansowy zamykał okres tylko raz - a najemcy mogli dokładnie zobaczyć, jak wyliczono każdą pozycję.
Prosimy podać prawidłowy adres e-mail.
Okresy rozliczeniowe
Miesiąc zamknięty za pierwszym razem i każda pozycja z uzasadnieniem.
Odczyty, taryfy, terminy z umów najmu i klucze podziału trafiają do jednego kontrolowanego okresu. Dział finansowy przegląda odstępstwa, zamyka miesiąc i przechowuje dowody dla każdej opłaty w tym samym rejestrze.
- Proporcjonalne rozliczanie wprowadzenia się i wyprowadzki najemców oraz zmian taryf według dat, w których faktycznie następują.
- Powiązanie każdej opłaty za zużycie z jej licznikiem, okresem odczytu i regułą obliczeń.
- Blokowanie zatwierdzonych okresów, tak aby późniejsze edycje były widocznymi korektami - a nie zmianami wprowadzanymi po cichu.
Podział kosztów
Podział kosztów wspólnych, który nie budzi wątpliwości.
Koszty części wspólnych, pustostanów i współdzielonych usług dzielimy według zasad uzgodnionych w każdej umowie najmu. Każdy najemca widzi regułę, dane wejściowe i udział zastosowany na swojej fakturze.
- Rozliczanie według zmierzonego zużycia wszędzie tam, gdzie jest wiarygodny podlicznik.
- Stosowanie reguł według powierzchni, stałych udziałów lub reguł mieszanych tam, gdzie bezpośredni pomiar nie jest możliwy.
- Oddzielenie odpowiedzialności wynajmującego, pustostanów i najemców w całym wyliczeniu.
Faktury i salda
Zatwierdzone opłaty trafiają do działu finansowego bez ręcznego przepisywania.
Po zatwierdzeniu okresu Volts zamienia wyliczenie w pozycje gotowe do faktury, przekazuje wymagane dane dalej i utrzymuje powiązanie sald, terminów płatności i dowodów.
- Tworzenie danych do faktur na podstawie zatwierdzonych opłat, z odczytami źródłowymi dołączonymi do każdej pozycji.
- Eksport zatwierdzonych opłat do systemu księgowego lub ERP.
- Śledzenie nierozliczonych sald i wskazywanie zaległych kwot według najemców.
System księgowy zostaje. Znika pośredni arkusz kalkulacyjny.
Volts łączy liczniki, zasady z umów najmu i procesy finansowe, z których już Państwo korzystają. Wypełnia lukę między surowym odczytem a zatwierdzoną opłatą najemcy bez konieczności wymiany systemu księgowego.
Co to oznacza w praktyce
- Istniejące podliczniki i dane z systemu BMS stają się danymi do rozliczeń, jeśli ich odczyty są wiarygodne.
- Brakujące punkty można doposażyć bez wymiany sprawnej instalacji.
- Zatwierdzone opłaty opuszczają platformę Volts w formacie akceptowanym przez Państwa procesy finansowe.
Częste pytania
Rozliczenia najemców bez niejasności
Czy możemy rozliczać najemców według rzeczywistego zużycia zamiast stałych udziałów?
Tak. Tam, gdzie jest wiarygodny podlicznik, opłata najemcy może wynikać ze zweryfikowanego zużycia. Dla części wspólnych lub usług bez opomiarowania można stosować udokumentowaną regułę według powierzchni, stałych udziałów lub mieszaną, z podstawą widoczną obok wyliczenia.
Co się dzieje, gdy najemca wprowadza się lub wyprowadza w trakcie okresu?
Odpowiedzialność najemcy zaczyna się lub kończy w dniu wskazanym w umowie najmu. Volts stosuje odpowiednie odczyty i reguły tylko do tej części okresu, więc końcowa opłata nie jest domyślnie szacowana za pełny miesiąc.
Czy Volts zastępuje nasze oprogramowanie księgowe?
Nie. Volts oblicza i dokumentuje opłatę na odcinku między licznikiem a księgami rachunkowymi. Zatwierdzone dane do faktur trafiają następnie do Państwa systemu księgowego lub ERP.
Czy najemca może zobaczyć odczyty stojące za sporną opłatą?
Tak. Zapis opłaty może pokazywać licznik źródłowy, okres odczytu, taryfę i podstawę podziału, więc dział finansowy odpowiada, przedstawiając dowody, zamiast odtwarzać wyliczenie w arkuszu kalkulacyjnym.
Czy Volts może przeprowadzić rozliczenie roczne opłat eksploatacyjnych?
Volts może porównać opłaty zaplanowane w budżecie z rzeczywistymi kosztami wynikającymi z liczników i faktur dostawców, zastosować uzgodnione klucze podziału i zachować ścieżkę wyliczeń.
Jak traktowane są pustostany i koszty wynajmującego?
Pozostają one odrębnymi pozycjami kosztowymi. Każde centrum kosztów może mieć własną regułę dla pustostanów i wynajmującego, dzięki czemu najemcy zajmujący lokale nie są obciążani za zużycie ani powierzchnię wykraczające poza uzgodnioną podstawę z umowy najmu.
Co, jeśli brakuje odczytu licznika lub jest on ewidentnie błędny?
Volts sygnalizuje odstępstwo przed zamknięciem okresu i rejestruje zatwierdzony sposób postępowania.
Czy zamknięty okres można później zmienić?
Korekta po zamknięciu okresu jest rejestrowana jako korekta, a nie jako zmiana wprowadzona po cichu, wraz z dokumentami najemców, na które wpłynęła.
Zamknijmy jeden prawdziwy okres rozliczeniowy na platformie Volts.
Wystarczy jeden budynek, jeden niedawny okres rozliczenia mediów i klucze podziału, których Państwo dziś używają. Pokażemy, gdzie dowody są kompletne, gdzie się urywają i co obliczyłby Volts.