Costurile spațiilor comune: ce intră în grupul de costuri și cum se poate apăra împărțirea?

Definiți termenii înainte de a împărți costul.

„Costul spațiilor comune”, „cheltuielile comune”, „cheltuielile de exploatare” și „refacturarea utilităților” sunt adesea folosite ca și cum ar însemna același lucru. Contractul de închiriere și reglementările locale stabilesc limita; calculul trebuie să o precizeze.

Costurile de exploatare ale spațiilor comune provin din spații, sisteme sau servicii care deservesc mai mulți ocupanți: iluminatul comun, căile de circulație, lifturile, instalațiile centrale, paza, curățenia, deșeurile sau amenajarea spațiilor verzi. Cheltuielile comune sunt mecanismul comercial prin care se recuperează grupul de costuri convenit. Refacturarea utilităților este transferul unui cost de utilități către chiriaș, conform contractului de închiriere și reglementărilor locale aplicabile.

Lucrările de investiții, îmbunătățirile făcute de proprietar și consumul contorizat direct al unui chiriaș nu intră automat în grupul costurilor comune. Tratamentul lor depinde de formularea contractului de închiriere și de reglementarea locală. Acest ghid explică calculul operațional; nu constituie consultanță juridică sau fiscală.

Încadrați fiecare cost în cel mai restrâns grup de costuri care rămâne corect.

Cu cât un cost poate fi măsurat sau atribuit mai direct, cu atât mai puțin trebuie împărțit. Contorizați mai întâi consumul chiriașilor și sistemele comune importante; alocați doar restul real.

• Costul direct al chiriașului - facturat spațiului sau utilizatorului al cărui contor sau contract l-a generat.
• Costul spațiilor partajate - iluminat, climatizare, curățenie sau pază pentru zonele folosite de mai mulți ocupanți.
• Costul sistemelor partajate - lifturi, pompe, instalații centrale sau alte sisteme care deservesc un grup definit.
• Costul proprietarului sau al spațiilor neocupate - consum și responsabilitate care, conform contractului de închiriere, nu pot fi refacturate chiriașilor existenți.

Alegeți cheia de alocare în funcție de ce a generat costul.

Nicio cheie nu este echitabilă pentru toate pozițiile. Alegeți criteriul înainte de deschiderea perioadei, precizați de ce se potrivește costului respectiv și păstrați numitorul fix pe toată perioada.

• Consumul contorizat - se folosește când un contor fiabil poate identifica utilizatorul efectiv.
• Suprafața închiriată sau ocupată - se folosește pentru costurile comune care cresc, în linii mari, odată cu suprafața.
• Cota egală - se folosește pentru costurile care nu variază semnificativ în funcție de mărimea spațiului.
• Grupul de utilizatori - se folosește când doar anumiți ocupanți, clar definiți, beneficiază de sistem.
• Regula mixtă - se folosește doar când fiecare componentă și fiecare pondere sunt documentate și reproductibile.

Exemplu de calcul: un grup de costuri, două chei, fiecare poziție verificabilă.

Să luăm un retail park ipotetic de 8.000 m², cu zece spații. Un spațiu de 240 m² ocupă 3 % din suprafața închiriabilă totală. Cifrele de mai jos ilustrează metoda, nu rezultatul unui client.

• Iluminatul parcării și al aleilor pietonale: 6.200 kWh, împărțiți după suprafața închiriabilă.
• Holul și instalațiile comune: 1.100 kWh, împărțiți după suprafața închiriabilă.
• Totemul publicitar: 900 kWh, împărțiți în mod egal între cele nouă spații comerciale în funcțiune.
• Spațiul de 240 m² primește 3 % din 7.300 kWh, adică 219 kWh, plus o noime din consumul totemului, adică 100 kWh.
• Decontul său arată 319 kWh de consum comun, contoarele-sursă, ambele chei de alocare și ambii numitori.

Cifra este justificabilă pentru că chiriașul o poate recalcula. Facilitățile comerciale, cum ar fi plafoanele sau reducerile pentru chiriașii-ancoră, se pot aplica în continuare, dar trebuie să apară explicit; reducerea acordată unui ocupant nu poate fi ascunsă sub forma unui cost suplimentar neexplicat pentru toți ceilalți.

Păstrați vizibile spațiile neocupate în loc să le redistribuiți costul pe tăcute.

Spațiile neocupate arată dacă un model de alocare este onest. Contractul de închiriere aplicabil și jurisdicția decid ce se poate refactura, dar calculul trebuie să arate în responsabilitatea cui au ajuns spațiul gol și cota lui.

Un numitor fix împiedică creșterea procentelor chiriașilor existenți doar pentru că un alt spațiu a rămas liber. Dacă înțelegerea comercială prevede un alt tratament al spațiilor neocupate, precizați regula, temeiul legal, data intrării în vigoare și grupul de costuri afectat înainte de facturarea perioadei.

Închideți perioada înainte de a începe regularizarea.

Comparați costurile reale aprobate cu avansurile plătite de chiriași, păstrați dovezile din contoare și din facturi din spatele fiecărei poziții și reportați vizibil corecțiile, în loc să rescrieți o perioadă închisă.

• Confirmarea grupului de costuri, a documentelor-sursă și a perioadei de raportare.
• Validarea acoperirii cu contoare, a versiunilor de tarif și a tratamentului datelor lipsă.
• Aplicarea cheii convenite și a numitorului fix pentru fiecare poziție de cost.
• Scăderea avansurilor și emiterea unui sold trasabil, de plată sau de restituit.
• Păstrarea calculului închis, a corecției ulterioare și a aprobatorului.

Vedeți facturarea către chiriași și regularizarea →

Alocarea costurilor comune cu răspunsuri la întrebările dificile.

Comisionul de administrare este un cost al spațiilor comune?

Doar dacă contractul de închiriere și regulile pieței aplicabile îl includ în grupul costurilor refacturabile. Decontul ar trebui să numească comisionul, baza de calcul, plafonul sau suma fixă, în loc să-l ascundă într-o altă poziție.

Suprafața sau consumul: care este cheia mai echitabilă?

Consumul contorizat este cel mai solid criteriu atunci când identifică fiabil utilizatorul. Suprafața este o soluție de rezervă frecventă pentru serviciile cu adevărat comune. Echitatea depinde de potrivirea cheii cu costul și de convenirea ei în prealabil.

Cheia de alocare se poate schimba?

Pentru viitor, prin acordul și procedura cerute de contractul de închiriere. O perioadă închisă nu ar trebui recalculată pe tăcute cu o altă cheie; păstrați calculul inițial și orice corecție autorizată.

Spațiile neocupate nu plătesc nimic?

Spațiul nu are un ocupant care să plătească, dar costurile lui nu dispar. Responsabilitatea se stabilește conform contractului de închiriere și reglementării locale și ar trebui să rămână vizibilă, în loc să fie distribuită automat chiriașilor existenți.

Lucrările de investiții pot fi incluse în cheltuielile comune?

Tratamentul diferă în funcție de contract, de piață și de legislație. Păstrați separat elementele de investiții, cu excepția cazului în care contractul de închiriere permite clar recuperarea lor și explică amortizarea sau plafoanele.

Cum ar trebui tratate reducerile acordate chiriașilor-ancoră?

Arătați facilitatea acordată și partea care îi suportă efectul. Ceilalți chiriași nu ar trebui să descopere o reducere nedeclarată doar pentru că procentele lor nu mai concordă.

Ce dovedește că grupul costurilor comune este complet?

Reconciliați contorul principal cu subcontoarele chiriașilor și cu sistemele comune contorizate separat. Investigați restul neexplicat înainte de a-l aloca.

Reprezintă acest ghid consultanță juridică sau fiscală?

Nu. Posibilitatea de refacturare, TVA-ul, adaosurile și cerințele de informare depind de contractul de închiriere și de jurisdicție. Apelați la consultanță juridică și fiscală locală; folosiți pista de audit a contoarelor și a calculelor pentru a susține faptele operaționale.

Lecturi recomandate

• Ce este contorizarea individuală - și cum funcționează facturarea către chiriași?
• Cine plătește utilitățile într-un contract de închiriere comercială?
• Facturarea către chiriași și alocarea costurilor - funcționalitatea Volts
• Retail parkuri, lanțuri și centre comerciale - cheltuieli comune pe care niciun chiriaș nu le contestă

← Înapoi la ghiduri